Apostamos que você não sabia que esse era um nicho de mercado existente – e a princípio pode até ter dúvidas da real necessidade dele, mas vamos refletir um pouco juntos. Lembra do dia que você chegou em casa, apressado, e simplesmente jogou dentro de uma gaveta um contrato assinado e pensou que, se por acaso precisasse dele novamente, lembraria com certeza aonde o colocou? E aquele recibo de pagamento de 2 meses atrás que a gente encontra no fundo da bolsa, todo amassado, e joga no lixo exatamente uns dias antes de alguém ligar dizendo que você não pagou a mensalidade do curso?

Transpõe esse pensamento para a rotina de uma firma, que tem o dobro, o triplo, o quíntuplo de documentos e arquivos que você tem que organizar na sua casa. Deu dor de cabeça só de imaginar, né? E pode dar mais ainda.

Segundo pesquisas feitas em associações nacionais e internacionais*, os dados são alarmantes. Companhias chegam a gastar 120 dólares para encontrar um documento arquivado errado, e 220 dólares para recriar um que foi perdido. Funcionários perdem duas horas de sua jornada procurando arquivos extraviados e profissionais que gastam 10% de seu tempo lendo informações passam até 50% dele procurando por elas. Quer mais? Dos 12 meses do ano, 1 mês inteirinho é perdido por gestores que precisam procurar informações que não foram arquivadas e armazenadas da forma correta.

A desorganização pode ser a ruína de uma corporação e, portanto, uma boa gestão de documentos e arquivos é imprescindível. Hoje em dia, com o auxílio da tecnologia, as possibilidades de organização e da otimização dos processos estão evoluindo cada vez mais. Os benefícios imediatos são óbvios: economia de tempo e de capital. Mas tem mais. A eficiência na gestão documental, além de minimizar riscos, gera mais produtividade, agilidade, competitividade e ainda por cima garante uns pontinhos na escala de responsabilidade ambiental e social.

A vida seria um tanto mais funcional se cada empresa pudesse usar todo o seu tempo (e seu material humano) para focar na sua própria especialidade, afinal de contas como diz o famoso ditado: cada macaco no seu galho!

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* ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), AIIM (Association for Information and Image Management) e ARMA International (Association of Records Managers and Administrators).