Não podemos negar que existem fatores, por menores que sejam, dentro de uma empresa que podem afetá-la imensamente. Um exemplo deles é a desorganização – além de poder atrapalhar de diversas maneiras, ela pode ser resultante, por exemplo, de um crescimento empresarial – aquele momento em que o empreendimento cresce repentinamente e a qualificação da equipe, falta de experiência e choque da velocidade do crescimento acabam desestruturando a organização. Problemas como esses, que atrapalham (e muito) as atividades das empresas podem ser resolvidos de forma muito simples: com a gestão de arquivos.
A gestão de arquivos é um método que permite gerenciar informações essenciais de uma empresa, facilitando seu acesso e evitando o acúmulo desnecessário de documentos para melhorar as atividades. O benefício imediato desse método é a organização dos documentos – já falamos sobre isso neste texto. Basicamente, organizar a papelada ajuda na redução de custos, na agilidade de encontrar e consultar informações cruciais, na produtividade e no melhor aproveitamento do ambiente físico. Todos esses benefícios, aliados à tecnologia, podem ser ainda melhor aproveitados e maximizados. Sabe como? Isso mesmo, com a gestão de arquivos, pois é a maneira mais eficiente e tecnológica de organizar os arquivos e facilitar diversos processos para a empresa.
O sistema de busca e armazenamento de documentos e arquivos possibilitado por esta gestão inteligente é um passo fundamental para quem busca, acima de tudo, eficiência e produtividade. Isso porque ele permite diversas funcionalidades essenciais, como: possibilidade de mais de um usuário acessar as informações ao mesmo tempo, otimização do tempo na busca por documentos, melhoria na dinâmica de trabalhos e tarefas realizadas em colaboração, e, entre outros, mais segurança e sigilo para todos os dados.
Todos esses pontos são realmente importantes. Um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) concluiu que um funcionário chega a investir até duas horas diárias na atividade de procurar por documentos que foram extraviados para outros departamentos ou espaços dentro da própria empresa. Outro estudo, divulgado pela GA Technologies, indica que apenas 6% das empresas adotam metodologias ágeis para trabalhar. Essa economia de tempo e agilidade podem ser diferenciais para a sua empresa e surgem a partir da gestão de arquivos.
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Por redação Archwork